Att införa lärportaler för formellt och informellt lärande

Vad är lärportaler?

En lärportal stöttar användare både med det formella och det informella lärandet. Den stöttar oss alltså inte bara när vi behöver gå en kurs utan också när vi behöver lära inför en arbetsuppgift. Kanske behöver jag se en video hur det nya droppet skall kopplas in på patienten? Kanske behöver jag repetera de viktigaste argumenten inför säljmötet efter lunch? Kanske behöver jag som tekniker en steg-för-steg instruktion hur den nya apparaten skall installeras? Lärportalen stötar också kunskapsdelning och det sociala lärandet.

Jag vet, ordet lärportaler kan vara missvisande. En del svenska organisationer använder lärportaler för att prata om sitt LMS (Learning Management System). Vi på Learntech använder lärportaler som en direkt översättning från engelskans Learning portal, med vilket menas en portal genom vilken den anställde får allt det kompetenstöd som krävs för att utföra jobbet.

Bilden (Bersin & Associates) visar lärportalen som ett sätt att samla allt det kompetensstöd (formellt eller informellt) som behövs för att göra ett bra jobb.

Den här bilden är från Cisco och visar lärportalen som är organiserad efter de uppgifter en tekniker arbetar med. Under varje titel hittar teknikern lärresurser, instruktioner, videos, forum, wikis och andra resurser som hjälper honom att göra ett bra jobb.

Du kan också läsa min artikel ”Vad är lärportaler?” om du vill veta mer eller artikeln ”Learning Portals: Death of the Corporate LMS?” i Training Magazine.

Nyttan med Lärportaler

Vad tillför egentligen en lärportal? Är det inte bara en länksamling eller ytterligare ett ställe där den anställde måste hitta information? Här är några saker:

  • Den anställde får ett heltäckande kompetensstöd, inte bara för den formella utbildningen, utan också för att lära i arbetet, för att förbereda sig inför arbetsuppgifter, få stöd medan uppgiften utförs och med att dela erfarenheter.
  • Lärportalen tillför jobbfokus och relevans. Istället för att organiseras runt ämnen så är lärportalen organiserad runt jobb och arbetsuppgifter. Fokus är att stötta den anställdes prestationer.
  • Lärportalen förenklar att hitta och värdera kunskap och information. En anställd lägger i genomsnitt 6 timmar i veckan att hitta kunskaper som behövs för arbetet. Lärportalen adresserar det problemet genom att länka in all den kritiska kunskap som är nödvändig för att utföra jobbet.
  • Med lärportalen och det innehåll som oftast finns på den (kortare lärmoduler, eInstruktioner m.m.) flyttas lärandet till arbetet och initiativet till eleven. Det är inte läraren som styr när kunskap lärs, utan verkligheten. De kortare modulerna gör att lärandet är enklare att passa in i jobbet.

Vad är lärportalen rent tekniskt?

Vad är då lärportalen rent tekniskt? En sida med länkar på intranätet? Ja, egentligen. Men det behövs lite mer:

  • En flexibel navigering som skapar relevans och kontext för lärandet. T.ex. att lärresurser organiseras efter jobb, processer, produkter eller annat.
  • Många gånger metadata runt objekten som matchas med användarens profil och därmed ger ytterligare filtrering av relevanta lärresurser.
  • Korta/effektiva beskrivningarna av lärobjekten, som gör det enkelt att värdera innehållet.
  • Sociala funktioner som betyg och statistik över användning som gör det enkelt att presentera de mest populära och kritiska objekten överst.
  • Fler funktioner för användaren att lämna kommentarer på innehållet.
  • Forum, wikis eller andra sociala verktyg som möjliggör för användaren att dela med sig av sina erfarenhete och kunskaper.
  • Flera sätt för användaren att prenumerera på informationen, som RSS eller ”Alerts”.
  • Möjlighet för användaren att anpassa sidor, t.ex. vad som visas på sidan.

Ett exempel: Ericsson Academy

På Ericsson ansvarar varje större produktlinje (t.ex. GSM) och varje jobbägare (t.ex. säljare) för en lärportal, eller som det heter där ”Academy Space”.

Ovan ser du portalen för den nya teknologin 4G. Användaren börjar med att klicka på den flik som motsvarar det egna jobbet. På toppsidan finns också ett antal listor över mest populärt innehåll, senast uppdaterat innehåll, relaterade sajter m.m.

Användaren kan välja formell utbildning som är uppbyggd efter de kompetenser en viss jobbroll behöver för att arbete med 4G. Han får då upp ett spår av lärresurser ordnade från lätt till svårt som matchas mot kompetenserna för just användarens jobb. På de enklare nivåerna är innehållet huvudsakligen Rapid eLearning eller webmöten och när det är mer avancerade kunskaper oftast klassrum med laborationer.

Användaren kan också välja att gå direkt till sitt arbetsområde, t.ex. ”Radio Network Design” och får då tillgång till mer än bara kurser. Det kan handla om guider, instruktioner, videos och andra resurser som hjälper eleven i arbetet.

Slutligen kan eleven också använda de forum som finns för att diskutera problem, kommentera lärresurser förmedla erfarenheter och lösning och ladda upp andra lärresurser.

En grovskiss på hur en lärportal byggs upp

Bilden nedan visar principerna för hur en lärportal kan byggas.

  1. En lista eller databas används för att administrera länkar till alla lärresurser. Själva innehållet kan ligga någon annanstans, t.ex. på företagets LMS, produktkatalog, server för webmöten, internet m.m. I listan finns all metadata som anger för vilka roller lärresursen är relevant. Metadata styr hur lärarresursen visas, på vilken sida och för vilka användare.
  2. Sidor skapas med olika syften, t.ex. för olika jobbroller, eller för att visa formella lärspår, ”On-Demand” resurser eller kunskapsdelning.
  3. I fallet med SharePoint används s.k. webparts (små programfunktioner), som medger att visa urval av länklistan så att bara det som är relevant för sidan visas. Andra s.k. webparts används för att visa diskussionsforum, wikis, relaterade länkar m.m.

I det enklaste fallet kan en lärportal bara vara ett lager ovanpå företagets LMS för att dölja att LMS ofta har svårnavigerade gränssnitt, för att man vill skapa interaktion med användarna med sociala funktioner eller för att länka in stöd och resurser som LMS oftast inte hanterar.

Tekniska plattformar för lärportalen

Vilka är då plattformarna som används som lärportaler och som har de sociala funktionerna som behövs? Enligt en utvärdering av Gartner, gjord i augusti förra året var ledarna Microsoft SharePoint, IBM Connection och Jive. Talent Management systemen SABA och Succesfactors ligger också relativt bra till. Forrester (Q3, 2011) sätter Jive främst före IBM och Telligent, följt av SharePoint.

Även om det finns plattformar som har både kraftfullare och mer lättanvända sociala funktioner, så är det ändå fakta att de flesta företag redan har SharePoint installerat. I det läget är det svårt att motivera en annan plattform. Till fördelarna hör att nya 2010 har en oslagbar integration med Lync för webmöten och Office, bl.a. med PowerPoint som nu kan exportera video direkt till SharePoint. Funktionaliteten är minst lika omfattande som för övriga sociala plattformar. Det finns också mycket mer kunskap och tillgång till programmerare att arbeta med SharePoint än för någon annan produkt, vilket också gäller tredjepartsmarkanden, med tillägg. Företaget Newsgator tar t.ex. fram produkter för att täcka upp där Sharepoints sociala funktioner inte är i klass med de bästa.

Till nackdelarna hör bland annat att användargränsnittet inte är lika lättarbetat som t.ex. Jive och att det är lätt att anpassa för mycket, eftersom det går att programmera och anpassa på djupet.

Jive betraktas som den ledande kommersiella sociala plattformen. Den har en stor rad namnkunniga kunder, t.ex. Cisco, Accenture, Logica m.fl. De sociala funktionerna ligger oftast en generation före SharePoint. Ett problem är att företaget är betydlig mindre än sina konkurrenter Microsoft och IBM men samtidigt betydligt större än niche-spelarna. Ett exempel är att Jive i väldigt liten utsträckning finns utanför Nordamerika och inte vad jag vet i Sverige. Det leder till problem om man skall hitta resurser för integration och utveckling.

Vi har hjälpt ett företag att bygga en lärportal med OpenSource plattformen Drupal. Även Drupal har en stor mängd sociala funktioner och många tillägg som görs av den 600.000 personer stora utvecklargruppen över hela världen. Till nackdelarna hör en varierande kvalitet på de olika tilläggen och förstås bristen på support.

Vad kostar det?

Svaret blir som vanligt – det beror på!

De olika kostnaderna är:

  • Programvara för portalen.
  • Design, utveckling av mall och testning, t.ex. med en pilotgrupp.
  • Utveckling och driftsättning av respektive portal.
  • Fylla varje portal med innehåll och driva trafik till portalen.

Programvara för portalen

Som jag sagt tidigare är de flesta lärportaler utvecklade i SharePoint. Det är också en plattform som redan finns i många svenska företag. Har ni inte SharePoint så är det nog orealistiskt att få IT att installera en ny social plattform bara i syftet att skapa lärportaler. Ett alternativ kan vara om ni har ett större modernt LMS, t.ex. SABA, Taleo eller Succesfactors. De har alla sociala funktioner och kan fungera som lärportaler. Ett annat alternativ som inte kräver en större systeminvestering (mer än resurser från IT och troligen resurser för programmering) är att använda Drupal.

Slutligen finns alternativet till driftade lösningar eller ”Software as Service” (d.v.s. att ni betalar en månatlig kostnad per användare). Här finner ni lösningar med Jive eller Ning (och även SharePoint i formen Office 365) Kostnaden brukar ligga runt 50 – 100 kr per användare och månad.

Design och utveckling av mall för portalerna

Det är något som beror på omfattning och komplexitet på portalerna. Skall ni använda omfattande filtering och matchning av metadata och integrera tjänster för t.ex. användargenerat innehåll (typ YouTube) så kan kostnaderna dra iväg. För den typ av lärportal jag skrivit om ovan blir kostnaderna mindre. Du får då möjlighet att skapa navigering och enkel filtrering mot olika jobb, produkter och kunskapsområden, listor för att länka in lärresurser från företaget samt ett antal enklare sociala funktioner som betyg, forum och wikis. Ett par veckors arbete bör räcka.

Utveckling av en specifik portal

Att etablera en portal som de jag visat ovan (Ericsson) kan göras på några timmar om man använder en färdig mall. Är det mycket anpassningar kan man räkna med ett par dagar.

Till detta kommer någon dag att träna den som skall vara ansvarig för portalen med att lägga upp innehåll, skapa nyheter, prenumerationer, ta fram statistik m.m.

Fylla varje portal med innehåll

Det är ett kontinuerligt arbete. Omfattningen beror på syftet med portalen. Vilken/vilka är målgrupperna, vilka kompetenser skall den stötta? En produktgrupp? Ett ansvarsområde?

Den första uppgiften är att förstå vilka kompetenser som skall stöttas givet portalens syfte, sedan bör man förstå vilka gap som finns. Att fylla gapen innebär bl.a. utveckling av kursmaterial, att ta fram stöd ”just-in-time”, t.ex. videoinstruktioner eller skärminspelningar och att länka in andra lärresurser. I ett inledande skede handlar det om att hitta lärresurser som redan finns i företaget. Kurser som finns på LMS. Instruktioner och guider som finns på intranätet. Inspelade webmöten, presentationer. Lärresurser som finns utanför företaget.

När en wiki byggs brukar man tala om ”barn-building”. Det innebär att man fysiskt samlar experterna inom området till en eller ett par dagars arbetsmöte för att skapa ramverket och fylla wikin med det mest kritiska innehållet. Samma sak gäller här. Du behöver inte samla alla experter fysiskt, det går ju att göra med webmöte, men se till att ha en kort deadline.

Vanligtvis finns det kritiska områden där det saknas lärresurser. Min rekommendation är att driva produktion av ett antal enklare Rapid eLearning för att täcka de gapen.

Inom någon månad bör ni ha tillräckligt med innehåll för att kunna publicera portalen. Kom ihåg att det är viktigast att det finns en kritisk massa av relevanta lärresurser med tillräckligt kvalitet. Annars kommer ni inte att kunna driva trafik.

Det löpande arbetet med en portal

Arbetet slutar inte med att portalen är publicerad.

Den första uppgiften är att nå ut till målgruppen, att få dom att komma och interagera med portalen. Det börjar med marknadsföring:

  • Använd vanliga kanaler för interninformation. Om det handlar om en produkt eller ett jobb, t.ex. säljare, så finns det säkert nyhetsbrev och mailgrupper som når de rätta målgrupperna. Försök att komma in på toppen av intranätet.
  • Se till att skapa länkar från de sidor på intranätet som din målgrupp ofta besöker. Det kan handla om andra ”Communitys”, produktsidor, organisationssidor. Dels ger det en väg in och dels skapar det bättre träffar vid sökning.
  • Fokusera på att få in de tongivande experterna inom området till. Portalen. Se till att träffa experterna, presentara på ”roadshows”, be dom skriva inlägg i bloggen eller i diskussionsforumet

Den här typen av kommunikation är inte en engångsaktivitet. Det är en långsiktig aktivitet att bedriva tills trafikmålen nåtts. Därefter gäller det att stegvis få användarna att interagera mer och mer med portalen. Det första steget är att få besökarna att prenumerera, så att de automatisk får nyheter i sin mail. Näste steg att be dem ge kommentarer och betyg. Slutligen vill vi att besökarna skall dela med sig av erfarenheter i forum och wikis. Det är en lång process att skapa ett beteende där användare delar med sig av sina erfarenheter.

Grunden för att skapa trafik är att hela tiden uppdatera med relevant och bra innehåll. Det kräver att du hela tiden förstår användarnas behov. Förutom att göra gapanalyser när nyheter introduceras, så måste ni återkommande göra utvädringar, både som webenkäter och intervjuer för att förstå användarnas behov. Den information ni får in via besökarnas betygsättning och kommentarer måste också leda till åtgärder.

Det gäller också att hålla reda på livslängden på varje lärresurs eller länk och ta bort den när den är utgången. Statistiken ger också underlag för vilka lärresurser som är mest populära och skall ligga högts upp i listor.

Det här var en kort genomgång om vad lärportaler innebär. Kommentera gärna eller kontakta mig om du har funderingar. Du kan också lyssna på mitt webinar den 17 februari.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
Dela den här artikeln...
    0 Kommentarer

    Lämna en kommentar

    Want to join the discussion?
    Feel free to contribute!

    Kommentera