Från skola till lärande organisation – 10 steg för ökad effekt i ditt företags lärande

I min förra artikel pratade jag om hur utbildningsavdelningen behöver bli en mer aktiv del i företagets strategi. Jag relaterade bl.a. till studier om framtida kompetensbrist som hinder för ökad konkurrenskraft och gick sedan igenom hur du som ansvarig för organisationens kompetens tar fram en strategi för att utveckla kompetensförsörjningen. I tre artiklar dyker jag nu djupare och presenterar 10 steg du kan ta för att utveckla en effektiv lärande organisation.

Ökade kompetenskrav kräver effektivare kompetensförsörjning

Rapporterna om kompetensbrist fortsätter. Kunskapsbrist oroar chefer! Det stod att läsa i Svenska Dagbladet i juni. Artikeln hänvisade till en studie från PWC. Kompetensbristen är redan här och hotar företagens och hela ekonomins tillväxt. Hela 68 % av världens företagsledare ledare anger kompetensbrist som den största utmaningen. Det finns också en frustration att bristen på talanger och möjligheten att dra till sig dessa är begränsad. Många anser att skolorna utbildar kompetens som inte riktigt är användbar. För många generalister och för få specialister. Allt fler ser att utbildningar i egen regi är metoden att få fram spetskompetens.

Det betyder att DU måste leverera! Din organisation måste snabbt förstå kraven från marknaden, vilka nya kompetenser som krävs och effektivt och snabbt bygga upp den kompetensen!

Dilemmat är att effektiviteten i många utbildningsavdelningar är låg. Det klassiska ”skol”-liknande upplägget adresserar inte tillräckligt bra verksamhetens krav. Ni som följt mina artiklar har sett uträkningen där jag kommer fram till att utbildningsfunktionen påverkar 0,3% av de anställdas prestationer. Samma typ av resonemang ligger också annat bakom det faktum att formell lärande bara står för ungefär 10-15% av allt lärande, resten är informellt.

I min tidigare artikel pratade jag bl.a. om Bersin & Associates studie ”High Impact Learning Organization”. Studien visar hur framgångsrika organisationer lägger upp sitt lärande och påvisar också en stark koppling mellan mognaden inom lärande och ekonomiskt result

Utgående från Bersins definition om mognadsnivåer i den lärande organisationens och min egen erfarenhet från mitt arbete med organisationer i Sverige skulle jag vilja definiera nedanstående mognadsnivåer.

  • ”Skolan” – Det klassiska utbildningscentrat, uppbyggt runt en kurskatalog som vanligtvis är ämnesinriktad snarare än jobb- eller uppgiftsanpassad. Huvudsakligen klassrumsundervisning.
  • ”Målstyrd och flexibel” – Använder processer och metoder för att koppla lärresruser till organisationens mål samt kraven i arbetsuppgifterna. Flexibilitet i hur och när lärandet kan ske. Använder (Rapid) eLearning och webmöten för att komplettera klassrummet.
  • ”Jobborienterad” – Fokuserar på prestationer och lärande i arbetet. Introducerar ”Performance Managment”, ”Just-in-time” och stöd för det informella lärandet.
  • ”Kollaborativ” – Initiativet för att både lära och att lära ut är flyttat till var och en. Anställda är uppkopplade till relevanta kunskapsflöden (Forum, Communities, Wikis, RSS etc.) där man både hämtar och delar med sig av kunskaper.

Jag skulle också vilja lägga till ”Ad-hoc”. Många organisationer saknar strategi för sin kompetensförsörjning, skickar sina anställa på kurs som belöning, skickar runt experter att ”dra sina OH” när en nyhet skall införas etc. Min erfarenhet är att flertalet svenska organisationer antingen bedriver sin utbildning ”Ad-hoc” eller som en ”Skola”. I den här artikeln tänkte jag sammanfatta de viktigaste stegen att komma vidare mot en lärande organisation och få ut mer effekt än de 0,3% jag skrev om ovan. Jag kommer att prata om 10 steg:

Etablera förutsättningar för målstyrt och flexibelt lärande:

  1. Inför processer och metoder som säkrar koppling mellan lärande och organisationsens mål.
  2. Se till att lärandet kan ske när och var som helst. Komplettera klassrum med enklare eLearning, webmöten m.m.
  3. Mät effekten av lärandet (inte bara kursgenomförande)
  4. Organisera ansvaret för utbildningen nära verksamheten.

Mot ett jobborienterat lärande:

  1. Fokusera på arbetsprestationer, inför Performance Management.
  2. Gör lärandet tillgängligt just när arbetsupgifterna utförs (Performance Support).
  3. Stötta det informella lärandet, inför Lärportaler
  4. ”Formalisera” lärande i arbetet. Bygg in i jobbroller och processer.

Mot ett kollaborativt lärande:

  1. Inför system/miljöer som tillåter anställda att dela medsig och samarbeta runt kunskaper.
  2. Bygg in samarbete och kunskapsdelning i jobbroller, processer och framför allt som en del av kulturen på arbetsplatsen.

Etablera förutsättningar för målstyrt och flexibelt lärande

Varför ta det här steget?

Hur ofta kan inte en avdelning komma be oss som sysslar med utbildning om en kurs. Vi frågar ”varför då” och svaret blir ”dom behöver lära sig det”, igen ”varför då?” – sällan leder till ett svar som går att koppla till bristande arbetspresationer och i förlängningen till förbättring av verksamheten, t.ex. ”ökad försäljning”. Sällan finns reflektionen om det just är utbildning som är lösningen, eller om det ens är lämpligt att stuva huvudet fullt med fakta om ämnet.

Effekten är ofta en en generell beskrivning av ämnet, må vara en ny produkt, lag, process, system. Den stora kostnaden att ta fram kursen, speciellt för eLearning, gör att vi utformar kursen så generell att den passar alla. Det vi uppnår att att alla sitter för länge på utbildningen och att det helt saknas koppling till varje jobbs arbetsuppgifter. Hur just de skall tillämpa kunskapen i sitt jobb.

Sällan görs en analys av vilken utbildningsform som är lämpligast. Det blir som vanligt, experten åker runt och ger klassrumsundervisning, även om det visar sig att säljarna aldrig är på kontoret och skulle behövt någon form av kort video, gärna direkt i mobilen.

Slutligen utvärderar vi inte om det var en bra utbildning. Kanske dokumenterar vi vad eleverna tyckte om utbildningen och om läraren, men inte om kunskapen användes i arbetet och om prestationen förbättrades.

Om du känner igen ovanstående kan det vara läge att tänka på följande steg:

1 – Inför processer och metoder som säkrar koppling mellan lärande och organisationens mål

Nu kanske du säger att ”vi har redan processer för lärande”. Ja det stämmer ofta. Det finns processer för hur administrationen av lärande skall ske, registrering m.m. Ofta finns processer kursutveckling, typ ”först skrivs manus”… Det finns kanske också nån process där HR listar de kompetenser som varje jobb skall ha.

Sällan finns dock helheten, som direkt kan härleda kompetenserna i en jobbroll till arbetsuppgifter och mål i organisationen och där dessa beskrivningar har en praktisk användning när kurser tas fram.

Det finns en ISO standard för detta, ISO 10015, och vi på Learntech kallar arbetssättet ”Systematiskt Kompetenshantering”. Processen att ta fram, genomföra och utvärdera lärmaterial mot företagets mål brukar också kallas ADDIE. Vill du veta mer om ADDIE så är du välkommen till David Granbergs frukostseminarium ”Ta fram lärmaterial som stöttar målen” den 18 november 2011.

En nyckelaktivitet i ADDIE är att inte bara lista ämnen som skall vara med i en kurs utan att just ta reda på vilka jobb och arbetsuppgifter som påverkas av en förändring. Det gäller också att ta reda på vad som överhuvudtagen kan förbättras med en utbildning. Andra faktorer som motivation, utformning av processer och användargränssnitt spelar roll för prestationen. Allt färre områden behöver dessutom stöttas med en utbildning. Allt mer kan istället stöttas via intränet, eller någon form av prestationsstöd, t.ex. en kort instruktionsvideo. Lottas Sundell berättar mer på sitt frukostseminarium ”Från kompetens till prestation” den 23:e september. Läs också hennes blog.

2 – Se till att lärandet kan ske när och var som helst. Komplettera klassrum med enklare eLearning, webmöten m.m.

Nästa steg handlar om att införa flexibilitet med när lärandet kan ske och var lärandet kan ske. Grundkunskaper och färdigheter som kräver träning passar fortfarande bäst i klassrummet. Idag går vi dock mot allt mer specialiserad kunskap. Utrymmer för stora generella kurser minskar och vi behöver lära lite om många olika saker. Tänker vi på glömskekurvan, att vi glömmer 70% av en kurs på 2 dagar så behöver vi också flytta lärandet närmare själva utförandet av upgifterna. Trenden går mot allt mindre lärmoduler. (Läs mer i min blog ”Long Trail Learning – Slutet för de traditionella kursleverantörerna”)

En annan fråga rör ekonomin. En kursdag kostar över 10.000 kr per elev (inklusive kostnad för arbetstid). Klassisk eLearning lätt kan kosta 300.000 för en timme. Med de här siffrorna så finns det utrymme för effektivisering. Lärarledda lektioner kan idag skötas effektivt via webmöten och metoderna för Rapid eLearning skapar sjävlstudiematieral till en bråkdel av kostnadrna för traditionell eLearning. Du kan höra mer om Rapid eLearning på Gustaf Sylvins frukostseminarium den 2 december. Läs också min artikel ”Spara miljoner på din utbildningsbudget

3 – Mät effekten av lärandet (inte bara kursgenomförande)

Enligt studier av Robert Brinkerhoff är det bara 15% av de som går en kurs som faktiskt tillämpar sina kunskaper i arbetet. Det är ju en ganska låg verkningsgrad för de pengar vi plöjer ner i utbildning. Det betyder också att våra ”happy-sheets” som vi delar ut efter kurser kanske inte är så betydelsefulla när det gäller att mäta effekten av utbildning.

Fast vi har ju kunskapstester säger du kanske? ”Alla våra eKurser avslutas med ett test, en samling flervalsfrågor. Risken är att det inte heller mäter speciellt mycket. Med tanke på att 70% är glömt efter ett par dagar (Ebbinghauser) så är risken att det enda testet visade vara att eleven lyckades behålla kursens information de minuter det tog att göra testet!?

De flesta frågor jag brukar se i tester frågar dessutom bara efter fakta och är ganska långt från sådant vi GÖR i arbetet.

Så hur gör du då för att mäta effekten? Du kan gå på Ulf Annerbergs frukostseminarium ”Utvärdera effekten av lärandet” den 16 december eller läsa hans blog.

Tricket är att börja mäta prestationer i arbetet. Det brukar dock vara lättare sagt än gjort, speciellt för dig från utbildningsavdelningen att skapa mätetal i verksamheten. Det kan dock göras lite enklare via enkäter. Har du arbetat målstyrt redan när du startade ett projekt? Då har du också dokumenterat vilka verksamhetsmål som skall stöttas och vilka prestationer eller beteenden i arbetet som är målet med utbildningen.

Jag arbetade för några år sedan med ett rederi. Ett av deras mål vara att fylla båtarna bättre, något som var värt många miljoner kronor. Vår målgrupp för utbildningen var ordermottagarna. Det var dock svårt att hitta några existerande mätetal på deras prestationer. Det vi gjorde var att lista de kritiska beteenden som direkt stöttade att fylla båtarna bättre. Sedan gjorde vi enkäter, där ordermottagare, deras chefer samt de som samarbetade med ordermottagarna svarade (t.ex. planerare och säljare).

Ovan är resultatet från en av frågorna. Det visar hur ordermottagarna blivit dubbelt så bra på att rapportera förändrade bokningar. Att visa den här typen av resultat, med mål och prestationer direkt i verksamheten ger enligt min erfarenhet uppmärksamhet hos chefer i verksamheten. Det fokuserar också på det viktigaste, i det här fallet att rapportera snabbare för att fylla båtarna bättre. När utmaningen sätts på det sättet blir lösningen sällan bara en kurs där eleven lär sig rabbla fakta utan en kombination av motivationshöjande åtgärder, informations- och prestationsstöd och kanske även förändringar av processer och system.

4 – Organisera ansvaret för utbildningen nära verksamheten.

Att sätta och följa upp mål som är baserat på prestationer i verksamheten är ett sätt att göra utbildningen effektivare och mer målstyrd. Ett annat sätt är att distribuera ansvaret ut i organisationen. Åtminstone i större verksamheter finns det utrymme för en sådan åtgärd. Vinsten blir att utbildningen direkt styrs av verksamhetens krav. Lösningarna blir enligt min erfarenhet mer pragmatiska och fokuserade på jobb och arbetsuppgifter än på teoretiska kunskaper. En annan vinst är att ledtiderna kortas betydligt, speciellt om experterna själva får ett ansvar för att ta fram lärmaterial.

Ett exempel på upplägg är Ericsson Academy. Ansvaret för lärande är här distribuerat till produktägare, jobbägare och regioner. Det betyder att det t.ex. finns en LTE (4G) Academy, en Sales & Marketing Academy samt en RECA (Northern Europe and Central Asia) Academy. Varje sådan akademi har sin egen ansvarig (Head of Competence). För produktlinjerna är säkringen av rätt kompetens hos säljare och servicepersonal lika naturligt som att ha marknadsföring för produkten. Eriksson lyckas på det här sättet få lärande som är direkt styrt av kraven som den nya produkten ställer (eller det nya jobbinnehållet för den delen). Finansieringen sker naturligt av verksamheten (utan kompetens kommer man inte lyckas sälja produkten) och ledtiderna för att få ut kompetensstöd för t.ex. säljare kan gå på veckor.

För att det här skall fungera ansvarar Ericsson centralt för den lärmiljö som används samt för att stötta de som tar fram lärmaterial med processer, verktyg, mallar, utbildning, coachning m.m.

På ett år har Ericsson byggt upp 30 akademier, producerat en bit över 1000 lärmoduler och har nu över 30.000 unika besökare per månad.

Nästa steg – Jobborienterat lärande

I min nästa artikel (som jag lovar skall komma inom några veckor 😉 kommer jag beskriva de steg som du behöver implementera för att nån nästa nivå – ett jobborienterat lärande:

  • Fokusera på arbetsprestationer, inför Performance Management. Flytta fokus från ämnen och kurser till jobb och processer. Tillämpa synsätt och metoder för att alltid utgå från de anställdas prestationer i arbetet. Du kommer automatiskt närmare verksamheten, löser verkliga problem, kommer att märka att de flesta lösningarna är annat än utbildning och kommer att göra mycket mer fokuserad och relevant utbildning
  • Gör lärandet tillgängligt just när arbetsupgifterna utförs (Performance Support). Flytta tyngdpunkten i lärandet från att lära i förtid, d.v.s utifall kunskapen skulle behövas till att lära när kunskapen verkligen behövs. Du kommer märka att det är ett bättre sätt att stötta den anställdes prestationer, men också att innehållet kan göras mycket enklare och billigare.
  • Stötta det informella lärandet, inför Lärportaler. Flytta dina insatser i formellt lärande (20% av vårt lärande) till att stötta det informella lärandet (80% av lärandet). Utnyttja lärportaler till att göra kunskapen som redan finns i företaget tillgänligt, använd verktyg som forum, wikis, bloggar och andra former av användargenererat innehåll.
  • ”Formalisera” lärande i arbetet. Bygg in i jobbroller och processer. Se till att det ingår i experternas roll att att stötta och lära ut till andra. Se till att bygga in reflektion och utvärdering i arbetsprocesser. Utforma kurser så att tillämpningen sker i de verkliga upgifterna, använd coacher för att stötta och ge feedback.

Hoppas detta första steg inte bara vara skåpmat för dig. Har du nån fråga, tycker annorlunda, eller vill att jag skall skynda mig med nästa artikel ;-). Skriv NU i kommentarsfältetet nedan.

Anmäl dig också till mitt frukostseminarium den 2 september.

VN:F [1.9.22_1171]
Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
Dela den här artikeln...
    2 Kommentarer
    1. Susanne
      Susanne says:

      Hej Johan. En utmaning jag har är att övertyga projektansvariga i mina utbildningsprojekt om att vi behöver bryta ner affärsmål till vad de anställda gör/inte gör. Att hitta root cause innan vi hittar lösningar. Jag kan helt enkelt inte sälja in konceptet. Resultat är att vi bygger utbildningslösningar som inte är mätbara och med största sannolikhet inte täcker behovet. Har du upplevt samma? Hur har du agerat?

      VA:F [1.9.22_1171]
      Rating: 0.0/5 (0 votes cast)
      • Johan Skoglöf
        Johan Skoglöf says:

        Ja, det är ju det vanliga… att man listar ämnen utan koppling till jobb och prestationer.
        Man får ju börja med att ställa motfrågor när dom kommer med såna kursförslag. ”Jaha, vilka är det som berörs?”, ”Vilka arbetsuppgifter påverkas?”, ”Vad leder avsaknaden av kunskap till, vad är problemet?”, ”varför skulle en utbildning lösa problemet? Vad annat skulle kunna lösa problemet? Intranätet, guidelines, ändra process,etc.”, ”Hur kan se att prestationen blir bättre efteråt? Vad kan vi mäta i verksamheten”
        Ett sättaär att utbildningsavdelningen tydliggör sin process och att hela processen börjar med en uppdragsdialog som ställer frågorna ovan… har exempel på mall för sådan.
        Annars sitter jag oftast ned med ansvariga och förklarar pedagogiskt, typ med exemplet i blog-posten (hur lite utbildning påverkar verksamgheten)… Sen kommer ju processen hjälpa till…följer man ADDIE så börjar det ju med att analysera jobb och uppgifter…
        Hoppas de var lite tips

        VN:F [1.9.22_1171]
        Rating: 0.0/5 (0 votes cast)

    Trackbacks & Pingbacks

    Lämna en kommentar

    Want to join the discussion?
    Feel free to contribute!

    Kommentera